Każdy przedsiębiorca musi zadbać nie tylko o podstawową działalność, dzięki czemu może rozwijać firmę, ale również kilka zadań pobocznych, które są zdecydowanie obowiązkowe. Jednymi z nich jest archiwum dokumentów – bez niego niemożliwe byłoby dostosowanie się do obowiązujących w Polsce norm prawnych, dlatego też jest tak istotne. Sprawdźmy, dlaczego i w jaki sposób archiwizować dokumenty!

Przechowywanie dokumentacji a normy prawne

Obowiązek nałożony na przedsiębiorców wynika z polskiego prawa – jak się okazuje archiwum dokumentów jest wskazane we wszystkich przedsiębiorstwach, niezależnie od ich wielkości, statusu czy branży, w jakiej się specjalizuje. Dla każdego typu dokumentów okres przechowywania jest inny – np. dla pism księgowych jest to okres 5 lat, zaś dla akt pracowników i wszelkiego rodzaju umów nawet 50 lat. Co więcej – niedostosowanie się do tych obowiązków sprawia, że na przedsiębiorstwo mogą zostać nałożone kary. Jest to więc obligatoryjne, jednak niesie za sobą również kilka korzyści. Jakich?

  • Porządek w aktach. To oczywiście podstawa – posiadając własne archiwum danych albo korzystając z tego zewnętrznego, oferowanego przez specjalistyczne firmy masz pewność tego, że wszystkie akta będą odpowiednio uporządkowane, a Ty będziesz mieć możliwość szybkiego skorzystania z konkretnych informacji. Co więcej – w przypadku kontroli urzędu skarbowego, możesz szybko odnaleźć konkretne dokumenty i nie martwić się potencjalnymi karami za ich brak.
  • Bezpieczeństwo danych. Archiwum danych to miejsce, do którego dane masz tylko Ty i wybrane przez Ciebie osoby. To z kolei powoduje, że wszystkie firmowe dane – również tajne informacje – są w pełni bezpieczne i nie ma ryzyka, że trafią w niepowołane ręce. A dzięki temu śpisz spokojnie i możesz bez żadnych problemów realizować codzienne zadania.
  • Łatwość dostępu do dokumentów. Mając porządek w aktach, dostęp do przechowywanych dokumentów jest bardzo prosty i szybki, co znacznie usprawnia codzienne funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa i pozwala Ci realizować zadania bez większych przeszkód. A wszyscy wiemy, jaki bałagan organizacyjny może powodować trudność w dostępie do informacji w firmie.

Czy muszą samodzielnie przechowywać dokumenty?

Oczywiście, że nie, a biorąc pod uwagę fakt, że nie każdy posiada odpowiednią ilość miejsca do realizacji tego celu czy środki finansowe, wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych firm. Posiadają one własne archiwa dokumentów, w których przechowywanie dokumentów jest możliwe nawet na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Co więcej, taka firma zapewni Ci porządkowanie i przechowywanie dokumentacji, a nawet jej niszczenie czy cyfryzację, dzięki czemu dostęp do firmowych danych jest jeszcze łatwiejszy.

Wystarczy więc znaleźć odpowiednich specjalistów, którzy zapewnią Ci kompleksowość usług i którzy posiadają odpowiednie archiwum, w którym panują najlepsze warunki do archiwizowania dokumentów. Sprawdź też jakie systemu zabezpieczeń wykorzystują specjaliści, jakie doświadczenie i kwalifikacje posiadają ich pracownicy, a także jakimi opiniami cieszy się firma – w ten sposób będziesz mógł powierzyć swoje firmowe dokumenty osobom, które zajmą się nimi kompleksowo i odciąża Cię od tego żmudnego obowiązku.